Beschlussvorlage - 1/263/2020

 

Grundsätzlich kann die Einladung und Übermittlung aller Unterlagen für eine Sitzung auch "papierlos" in digitaler Form erfolgen. Die Option wird durch § 29 Abs. 1 Satz 1 KV M-V ermöglicht. Hierzu ist eine Bestimmung in der Geschäftsordnung notwendig. 

 

Vorschlag zur Umsetzung

Das Amt nutzt für den Sitzungsdienst das Programm Allris. Dieses Programm stellt alle Daten innerhalb einer App zur Verfügung. Somit können alle Gremien grundsätzlich papierlos arbeiten.

 

Die App arbeiten auch offline. Nur für die Daten - Aktualisierung ist eine WLAN-Verbindung notwendig. Diese WLAN-Verbindung kann über einen Zugang in den Sitzungsräumen oder aber im Amt bereitgestellt werden. Unabhängig davon sind auch private Zugänge z.B. zu Hause nutzbar. Aus Kostengründen sollte auf eine SIM-Karte verzichtet werden.

 

Die Allris App ist auf Tablets mit IOS (Apple), Android (Google) und Windows (Microsoft) nutzbar. Auf Notebooks kann AllrisNet genutzt werden.

 

a)       Ausstattung und Betrieb durch die Gemeinde

 

Die Ausstattung mit Geräten kann zentral durch die Gemeinde erfolgen. In diesem Fall beschafft die Gemeinde die Geräte und stellt die Technik jedem zur Verfügung. Verwaltungsseitig wird hierbei IOS favorisiert.

Für IOS spricht
- der garantierte langjährige Support,

- ein Produktlebenszyklus von mind. 5 Jahre,

- die einfache Bedienung,

- ein mehr an Sicherheit und

- die benutzerfreundliche Anwenderführung (leicht erlernbar).

 

Die Geräte werden vom Amt über ein kostenfreies Tool der Fa. Apple eingerichtet und administriert. Der Anwender muss sich also nicht um die Beschaffung, Ersteinrichtung und den laufenden Support für das Gerät kümmern.  Je nach Ausstattung des Geräts sind Kosten zwischen 360, 00 € und 640,00 € netto zu erwarten. 

 

Die Gemeinde Lüdersdorf hat die Beschaffung zentral durchgeführt und will den Echtbetrieb zum 01. Januar 2021 aufnehmen.

 

b)       Nutzung privater Geräte

Alternativ wäre auch die Nutzung privater Geräte denkbar. In diesem Fall nutzt der Anwender sein eigenes vertrautes Gerät. Allerdings wird verwaltungsseitig für private Geräte keine Ersteinrichtung vorgenommen und kein Support geleistet. 

 

Für dieses Modell hat sich die Stadt Schönberg entschieden. Dort nutzen die meisten Stadtvertreter/innen ein eigenes Gerät und nur 1 Stadtvertreter ein städtisches Gerät (iPad) und 4 Personen bekommen noch Papier ausgehändigt.

 

Für eine Mischform hat sich die Stadt Dassow entschieden. Dort können die Gemeindevertreter wählen, ob Sie ein eigenes oder dienstliches Gerät nutzen wollen. Auch hier soll der Echtbetrieb ab 01. Januar 2021 erfolgen.

 

 

Beschlüsse zur Umsetzung

 

Die Gemeindevertretung hat abzustimmen,
 - ob eine papierlose Gremienarbeit erfolgen soll (Anpassung der Geschäftsordnung),
 - ob dienstliche oder private Geräte genutzt werden sollen und
 - ob bei Nutzung dienstlicher Geräte IOS verwendet werden soll. 

 

 

Die Gemeindevertretung beschließt ab - Datum - die Gremienarbeit papierlos durchzuführen. 
a) Die Geräte werden zentral beschafft und es sind Geräte mit IOS (Apple) zu verwenden.

b) Von den Gemeindevertretern werden private Geräte genutzt.
 

Die Geschäftsordnung wird wie folgt geändert:
§ 1 Abs. 3 Die Ladung erfolgt schriftlich oder elektronisch unter Mitteilung der Tagesordnung und der Sitzungsunterlagen..

 

GESAMTKOSTEN	AUFWAND/AUSZAHLUNG IM LFD. HH-JAHR	AUFWAND/AUSZAHLUNG JÄHRL.	ERTRAG/EINZAHLUNG JÄHRL.
0 €	0 €	00,00 €	00,00 €
FINANZIERUNG DURCH		VERANSCHLAGUNG IM HAUSHALTSPLAN
Eigenmittel	0 €	Im Ergebnishaushalt	Ja
Kreditaufnahme	00,00 €	Im Finanzhaushalt	Ja
Förderung	00,00 €
Erträge	00,00 €	Produktsachkonto
Beiträge	00,00 €