Informationsvorlage - 2/0348/2023

Die Stadt Dassow wurde durch das Gemeindeprüfungsamt des Landkreises Nordwestmecklenburg geprüft. Die Prüfung bezog sich auf die Jahre 2018-2021.

 

Prüfungsschwerpunkte waren:

- die örtliche Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss

- die Haushaltsplanung und Haushaltsdurchführung

- die Umsetzung von Haushaltssicherungskonzepten

- die Jahresabschlüsse mit Anlagen und Anhang

- die wirtschaftliche Betätigung und Sondervermögen

- Investitionstätigkeit, Auftragsvergaben

- das Forderungsmanagement

- Wohnungsverwaltung

 

Für die Stadt Dassow wurden durch die Prüfung folgende Schwerpunktergebnisse aufgezeigt:

 

Zusammenfassung wesentlicher Prüfungsergebnisse

 

1. Es waren bis zum Zeitpunkt der aktuellen Prüfung noch nicht alle Prüfungsfeststellungen ausgeräumt.

- die Haushaltssatzungen wie in den Vorjahren zu spät beschlossen und in Kraft gesetzt wurden,

- in der Haushaltsplanung in den Jahren 2019 — 2021 kein Haushaltsausgleich erreicht werden konnte,

- die gesetzlichen Regelungen der GemHVO-Doppik M-V sind wie in den Vorjahresprüfungen nicht vollinhaltlich umgesetzt worden (z.B. keine Unterscheidung nach wesentlichen undsonstigen Produkten, Ziele, Kennzahlen und Leistungsmengen zur Messung der Produktergebnisse wurden nicht angegeben),

- Planung und Ergebnis des Finanz- und Ergebnishaushaltes weichen erheblich voneinander ab,

- Gebühren für den Wasser- und Bodenverband wurden erst ab dem Haushaltsjahr 2014 erhoben.

 

2. Für das Haushaltsjahr 2021 sind noch keine Gebühren für den Wasser- und Bodenverband erhoben worden. Damit ist auf die zeitnahe Erhebung von Einnahmen in Höhe von 60,5 TEUR (HH-Ansatz) verzichtet worden. Die Erträge der Stadt Dassow sind nicht in ihrer voraussichtlichen Höhe, in dem Haushaltsjahr geplant und abgerechnet worden, dem sie wirtschaftlich zuzurechnen sind (GemHVO-Doppik M-V § 8, GemKVO § 7(3)).
3. Zur unvermuteten Kassenprüfung in der Regionalen Schule mit Grundschule lag 2020 kein Prüfungsergebnis vor.
4. Ein Nutzungsentgelt für den Sportverein Dassow 24 e.V. wird nicht erhoben. Begründet wird dies mit der Gemeinnützigkeit.
5. Ein Nutzungsentgelt für die Räumlichkeiten der ehemaligen Verkaufsstelle im Gemeindehaus Harkensee wird gegenüber dem Dassower Breitensportverein e.V. nicht erhoben. Begründet wird dies mit einer fehlenden Satzung über die Erhebung von Nutzungsentgelten.
6. Es wurden keine Eintrittsgelder laut Vertrag mit einer Eventfirma erhoben.
7. Ein Nutzungsentgelt aus dem Mietvertrag mit dem Radsportteam Dassow e.V. wird nicht erhoben. Begründet wird dies mit einer fehlenden Satzung über die Erhebung von Nutzungsentgelten.
8. Für die Durchführung des Projekts Digitalpakt Schulen MV wurde trotz Beschluss kein Vertrag abgeschlossen.
9. Die Stadtvertretung beschloss am 17.12.2020, dem Heimat- und Tourismusverein

Dassow e.V. den angeforderten sanierungsrechtlichen Ausgleichsbetrag in Höhe von

1.018,02 € zu erlassen.

10. Nach den Wertungen, die sich aufgrund der Planzahlen ergeben, war die dauernde

Leistungsfähigkeit für die Jahre 2018 sowie 2020 und 2021 gesichert. Für das HH 2019 ergab sich eine gefährdete dauernde Leistungsfähigkeit.

11. In den Jahren 2018 bis 2021 fanden keine Anpassungen der Hebesätze statt. Die

Hebesätze der Stadt weichen im Prüfungszeitraum erheblich von den gewogenen

Durchschnittshebesätzen des Landes ab. Die Stadt verzichtet auf Einnahmen, § 44 (2) KV M-V.

12. Die Haushaltssatzungen sind bis 2021 nicht vor Beginn des Haushaltsjahres beschlossen worden. Gegen die KV M-V § 47 (1) und (2) wurde verstoßen.
13. Ein Frühwarnsystem für eine drohende Unterliquidität ggf. in Form einer Liquiditätsplanung wurde nicht eingerichtet.
14. In der Haushaltsplanung 2019 - 2021 war der Haushaltsausgleich im Ergebnishaushalt nicht erreicht.
15. Das Haushaltssicherungskonzept ist unvollständig und entspricht nicht den Rechtsvorschriften (KV M-V § 43 (7), GemHVO-Doppik § 17 b).
16. Eine Überprüfung, ob eine Anpassung des Pachtzinses während der Laufzeit des

Vertrages möglich ist, ist nach Angaben der Verwaltung noch nicht erfolgt.

17. Die geplanten Sach- und Dienstleistungen wurden regelmäßig unterschritten. Die

Haushaltsansätze sind sorgfältig zu schätzen, soweit sie nicht errechenbar sind.

18. Es ist darauf zu achten, dass es sich bei den Repräsentationen um besondere Anlässe mit dienstlichem Charakter und Außenwirkung handelt. Der Öffentlichkeitscharakter ist zu beachten und nachzuweisen.
19. In den HH-Jahren 2018 und 2021 ist eine Unterfinanzierung der Investitionstätigkeit

festzustellen. Veranschlagte Investitionsauszahlungen sind nicht durch investive Einzahlungen oder die Aufnahme von Investitionskrediten gedeckt. (GemHVO Doppik § 12 Nr. 3 und 4 i. V. m. § 19 Abs. 2)

20. Für die Investitionsauszahlungen war festzustellen, dass HH-Ansätze im

Prüfungszeitraum nicht in der geplanten Höhe realisiert wurden.

21. Bei Krediten mit einer Laufzeit von mehr als 5 Jahren (Konto

79253): ratenweise fällige Verbindlichkeiten sind in Teilbeträge aufzuteilen.

22. Die Haushaltsansätze waren an Hand der Zins- und Tilgungspläne errechenbar (§ 8

GemHVO M-V).

23. Eine Zahlung (ZB.Nr.15627) im Rahmen der vorläufigen Haushaltsführung ist zu beanstanden.
24. Eine Zahlung erfolgte an den falschen Empfänger für Schulbücher im Dezember 2019. Die Rückforderung der Zahlung (336,70 EUR) wurde nicht veranlasst.
25. Eine Rechnung über Wartungsarbeiten an der Schule im Rahmen der vorläufigen Haushaltsführung wurde nicht zur Fälligkeit bezahlt.
26. Die Aufwendungen (286,79 EUR) sind in die HH-Stelle 17/12600.52314-38 umzubuchen.
27. In der vorläufigen HH-Führung gibt es keine über- und außerplanmäßigen Aufwendungen und Auszahlungen gemäß § 50 KV M-V, da es keinen wirksamen Plan gibt (siehe Erläuterungen zu § 49 KV M-V). Der Haushaltsplan 2021 wurde am 02.02.2021 beschlossen. Die Aufwendungen hätten durch einen Änderungsantrag zum Haushaltsplan/ Satzung berücksichtigt werden müssen.
28. Eine Kosten- und Leistungsrechnung sowie eine interne Leistungsverrechnung wurden nicht eingeführt. Ziele und Kennzahlen sind nicht formuliert worden.
29. Über den Haushaltsvollzug wurde der Finanzausschuss unterrichtet. Die Stadtvertretung hat diese Aufgabe nicht an den Finanzausschuss übertragen.
30. Die Aufstellungsfrist für den Jahresabschluss 2018 wurde nicht eingehalten. Der

Jahresabschluss 2018 ist am 30.09.2020 aufgestellt und am 17.12.2020 festgestellt

worden.

31. Ein gesonderter Beschluss über die Entlastung der Bürgermeisterin ist für die

Jahresabschlüsse 2018 und 2019 nicht gefasst worden. Die Beschlüsse sind zusammen mit dem Beschluss zur Feststellung des geprüften Jahresabschlusses gefasst worden. (Verstoß gegen KV M-V § 60 (5))

32. Für eine Sachspende in Höhe von 690,20 EUR (Barrenspindel mit Muttern für die

Dornbusch Halle) lag ein Beschluss des Hauptausschusses vom 27.02.2018 vor. Die

Spende wurde nicht öffentlich bekanntgegeben.

33. Der Bericht über die Spenden wurde nicht jährlich erstellt, sondern zusammengefasst für die Jahre 2017-2020. Er wurde nicht der Rechtsaufsichtsbehörde zugesendet.
34. Die Veröffentlichung der Spenden erfolgte in falscher Höhe. Der veröffentlichte und

zusammengefasste Bericht enthält doppelt erfasste Spenden in Höhe von 4.350,02

EUR im Haushaltsjahr 2019.

35. Die Haushaltssatzungen weisen die Stellenanteile gerundet aus.
36. Für die Stellen 2 (Hausmeister), 4 (Hallenaufsicht) und 9 (Stadtarbeiter) im Stellenplan 2021 liegen keine Stellenbeschreibungen vor.
37. In 6 Fällen sind Forderungen unberechtigt nicht weiterverfolgt worden. Dadurch ist der Stadt Dassow ein Schaden in Höhe von rund 80 TEUR entstanden.
38. Eine Forderungspfändung i.H.v. 46.252,72€  wurde vom Amt nicht bearbeitet, so dass die Pfändung bis zum Zeitpunkt der Prüfung im April 2022 eingebucht blieb und weitere Vollstreckungsmaßnahmen unterblieben.
39. In 2 Fällen wurden die Forderungen nicht wertberichtigt. (8,8 TEUR)
40. Eine Entscheidung zum weiteren Verfahren bei Tod der Schuldnerin wurde seit 2018 nicht getroffen.
41. In den geprüften Fällen wurde, soweit es sich um Forderungen von Grundstückseigentümern handelte, nicht veranlasst, Sicherungshypotheken für Grundsteuer A, B und Beiträge des Wasser- und Bodenverbandes eintragen zu lassen.
42. Die Frist nach § 73 Abs. 3 KV M-V (30.09. des Folgejahres) zur Vorlage des Beteiligungsberichtes der Grundstücksgesellschaft Dassow mbH gegenüber der Stadtvertretung und der RAB wurde, bezogen auf die Berichte 2018 (Beschluss SV 26.11.2019) und 2020 (Beschluss SV 11.01.2022), nicht eingehalten.
43. Die Beteiligungsberichte sind der Rechtsaufsichtsbehörde nicht zur Kenntnis gegeben worden.
44. Der Verwaltervertrag mit dem Wohnungsverwalter über das treuhänderische Verwalten des kommunalen Wohnungseigentums wurde nicht gekündigt.
45. Eiträge und Aufwendungen aus der Bewirtschaftung der Eigentümergemeinschaft

Bürgerhaus Pötenitz, sind im Vertragszeitraum nicht abgerechnet worden. Die Jahresabschlüsse 2019 und 2020 sind nicht festgestellt.

46. Ohne vertragliche Grundlage wurden im Zeitraum vom 01.03.2021 bis zum Zeitpunkt

der Prüfung Aufwendungen vom kommunalen Wohnungsunternehmen abgerechnet.

47. Die Vereinbarung  zwischen der Zuwendungsempfängerin und dem kommunalen Wohnungsunternehmen unterzeichnete die Bürgermeisterin alleine.
48. Das Amt buchte die Zuweisung zur Ablösung von Altverbindlichkeiten für die kommunale Wohnungswirtschaft aus dem Kommunalen Entschuldungsfonds M-V im Produkt 51103 (Räumliche Planung und Entwicklung).
49. Die Buchung der Auszahlung der Zuweisung erfolgte auf 01300. Gezahlte Investitionszuschüsse als Nutzungsberechtigter (78420).

Die Buchungshinweise geben eine Buchung auf 01290 Sonstige geleistete Zuwendungen (78430) vor.

50. Eine halbjährliche Übernahme der Aufwendungen und Erträge und der Einzahlungen

und Auszahlungen für das Städtebauliche Sondervermögen in das Rechnungswesen der Stadt erfolgte nicht.

 

 

Der Prüfbericht wird der Stadtvertretung Dassow zur Kenntnis gegeben.

Die Prüfungsergebnisse sind unverzüglich nach der Kenntnisnahme unter Beachtung der Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes an sieben Werktagen während der allgemeinen Öffnungszeitenöffentlich auszulegen (§ 10 KPG M-V).

 

In einer vorangegangenen öffentlichen Bekanntmachung ist auf Ort und Zeit der Auslegung hinzuweisen.

 

Eine Kopie des Prüfberichtes wird dem Ministerium für Inneres, Bau und Digitalisierung M-V übersandt. (Erläuterungen zum KPG Ziff. 2.7.2.)

Entsprechend § 9 Absatz 3 des KPG M-V hat die kommunale Körperschaft zum Prüfungsergebnis innerhalb von 3 Monaten gegenüber der Rechtsaufsichtsbehörde Stellung zu nehmen. Dabei ist insbesondere zu berichten, inwieweit den Prüfungsfeststellungen Rechnung getragen wird.

 

Eine Stellungnahme wird von der Verwaltung vorbereitet.