Informationsvorlage - 2/0347/2023

Das Amt Schönberger Land wurde durch das Gemeindeprüfungsamt des Landkreises Nordwestmecklenburg geprüft. Die Prüfung bezog sich auf die Jahre 2018-2021.

Prüfungsschwerpunkte waren:

 

- die örtliche Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss

- der Datenschutz und IT-Prüfung

- die Korruptionsprävention

- die Haushaltsplanung und Haushaltsdurchführung

- die Jahresabschlüsse mit Anlagen und Anhang

- Investitionstätigkeit, Auftragsvergaben

- das Forderungsmanagement

- die Personalwirtschaft

 

Für das Amt Schönberger Land wurden durch die Prüfung folgende Schwerpunktergebnisse aufgezeigt:

 

Zusammenfassung wesentlicher Prüfungsergebnisse

 

1. Die Hauptsatzung sollte bezüglich der Gültigkeit zitierter Rechtsgrundlagen im § 5 Abs.2, 3 und 7 aktualisiert werden.
2. Es waren bis zum Zeitpunkt der aktuellen Prüfung noch nicht alle Prüfungsfeststellungen wie folgt ausgeräumt:

• Die Haushaltssatzungen sind teilweise zu spät beschlossen und in Kraft gesetzt worden.
• Die Übersichten zum Haushaltsplan entsprachen nicht dem Muster zur GemHVO M-V (Muster 9 zu § 4 Übersicht über die Teilhaushalte, keine Unterscheidung nach wesentlichen und sonstigen Produkten, Ziele, Kennzahlen und Leistungsmengen zur Messung der Produktergebnisse wurden nicht angegeben).

 

3. Bis zum Zeitpunkt der Prüfung hatte der Amtsausschuss keine Verhinderungsvertreter gewählt.
4. Unvermutete Kassenprüfungen führte der Rechnungsprüfungsausschuss erst ab dem Haushaltsjahr 2020 durch.
5. Nach den Wertungen, die sich aufgrund der Planzahlen ergeben, war die dauernde

Leistungsfähigkeit für die Jahre 2019 bis 2021 gesichert. Für das Haushaltsjahr 2018

ergab sich eine eingeschränkte dauernde Leistungsfähigkeit.

6. Die überörtliche Prüfung ergab, dass das Interne Kontrollsystem (IKS) teilweise nicht aktualisiert wurde.
7. Die Dienstanweisung zur Organisation des Rechnungswesens enthält Regelungen, die nicht durchgesetzt werden, z.B. die Kosten- und Leistungsrechnung, die Interne Leistungsverrechnung.
8. Die Anlage zu den Handkassen und Einzahlungskassen ist zu überarbeiten. Einige

Mitarbeiter(innen) waren zum Zeitpunkt der Prüfung nicht mehr im Amtsbereich tätig.

9. Die Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung ist nicht auf dem aktuellen Stand.
10. In der Dienstanweisung über die Regelung der Unterschriftsbefugnisse handelt es sich in 2 Fällen um Beschäftigte, die nicht mehr in der Amtsverwaltung tätig sind. Befugnisse sind nachweislich zu löschen, sobald ihre Berechtigung aufgehoben ist.
11. Eine Dienstanweisung für die Vollstreckungsbehörde liegt nicht vor.
12. Die Dienstanweisung zur Regelung des Einsatzes der Informationstechnik und zum Datenschutz (DV IT) ist zu überarbeiten. Die Namen der befugten Personen sind nicht mehr aktuell.
13. Für die Fachanwendungen (z.B. Personenstandverfahren, Melde-/Personalausweis-/Passverfahren, Gewerbe-Gaststättenverfahren, Haushalts- Kassen- und Rechnungswesen, Onlinebanking, Vollstreckung, Geoinformationssystem, Wohngeldverfahren, Ratsinformationssystem, Wahlvorbereitung-/Auswertung, Ruhender Verkehr, Allgemeine Ordnungswidrigkeiten, Gebäudemanagement) (außer CIP) konnten vom Amtsvorsteher keine fachlichen Freigaben nach § 12 (1) Nr. 1 der GemKVO-Doppik M-V sowie keine datenschutzrechtlichen Verfahrensfreigaben nach § 19 (1) der DSG M-V vorgelegt werden.
14. Eine Prüfung und ggf. Anpassung der Regelungen der Dienstanweisungen an die

Datenschutzgrundverordnung vom 25.05.2018 wurde nicht vorgenommen.

15. Das Gemeindeprüfungsamt empfiehlt die Anwendung der Verwaltungsvorschrift der

Landesregierung zur Korruptionsbekämpfung vom 23.08.2005 (Amtsblatt Nr. 40 vom

12.09.2005).

16. Die Haushaltssatzungen 2018 und 2019 wurden nicht vor Beginn des Haushaltsjahres

beschlossen und der unteren Rechtsaufsichtsbehörde vorgelegt. Gegen die KV M-V §47 (1) und (2) wurde verstoßen.

17. Die Haushaltssatzung 2021 wurde vor Beginn des Haushaltsjahres beschlossen. Die

Vorlage gegenüber der uRAB erfolgte erst nach Beginn des HH-Jahres.

18. Auf § 19 (2) GemHVO M-V wird hingewiesen.
19. Die geplanten Sach- und Dienstleistungen wurden regelmäßig unterschritten. Die

Haushaltsansätze sind sorgfältig zu schätzen, soweit sie nicht errechenbar sind.

20. Eine Umbuchung zwischen den Produkten 11100 und 12200 muss noch erfolgen.
21. Es waren erhebliche Abweichungen zwischen den Gesamtermächtigungen und den

Finanzergebnissen festzustellen. Die geplanten Personalauszahlungen, die Auszahlungen für Sach- und Dienstleistungen und die sonstigen laufenden Auszahlungen wurden regelmäßig unterschritten. Die Haushaltsansätze sind sorgfältig zu schätzen, soweit sie nicht errechenbar sind (GemHVO-Doppik § 8 (2)).

22. In den HH-Jahren 2020 und 2021 ist eine Unterfinanzierung der Investitionstätigkeit

festzustellen. Veranschlagte Investitionsauszahlungen sind nicht durch investive Einzahlungen oder die Aufnahme von Investitionskrediten gedeckt (GemHVO Doppik § 12 Nr. 3 und 41. V. m. § 19 Abs. 2).

23. Pläne, Kostenberechnungen, Investitionszeitpläne gemäß § 5 Abs. 6 der Hauptsatzung lagen der HH-Planung 2018, 2019 und 2021 nicht zugrunde. Die Investitionsmaßnahmen wurden lediglich kurz erläutert und die voraussichtlichen Gesamtfolgekosten dargestellt.
24. Im Haushaltsjahr 2019 wurde die Höhe der Gesamtermächtigung nicht an die

tatsächliche Tilgungsleistung laut Tilgungsplan angepasst (Gesamtermächtigung 26,3

TEUR/Tilgung 27,6 TEUR).

25. Bei Krediten mit einer Laufzeit von mehr als 5 Jahren (Konto 79253) gilt: Ratenweise fällige Verbindlichkeiten sind in Teilbeträge aufzuteilen.
26. Durchlaufende Gelder und ungeklärte Zahlungsvorgänge: Die Zahlungsvorgänge sind aufzuklären und ordnungsgemäß zu verbuchen.
27. Bereits in den Prüfberichten des Rechnungsprüfungsausschusses des Amtes zur

Prüfung der Jahresabschlüsse 2018 und 2019 wurde daraufhin gewiesen, dass in der

aktiven Rechnungsabgrenzung der Nachweis der Besoldung aus der Dezemberzahlung für Januar des Folgejahres fehlte und eine Buchung über Durchlaufende Gelder nicht zulässig ist.

28. Entsprechend § 8 der Bewirtschaftungsregeln des Amtes Schönberger Land sind die

Ansätze der Personalaufwendungen und Personalauszahlungen nicht deckungsfähig

mit den übrigen Aufwendungen bzw. Auszahlungen des Gesamthaushaltes und nicht

deckungsfähig mit den übrigen Aufwendungen bzw. Auszahlungen der einzelnen Tellhaushalte.

29. Eine Kosten- und Leistungsrechnung sowie eine interne Leistungsverrechnung wurden nicht eingeführt. Ziele und Kennzahlen sind nicht formuliert worden. Eine Dienstanweisung wurde nicht erlassen.
30. Über den Haushaltsvollzug wurde der Finanzausschuss unterrichtet. Der Amtsausschuss hat diese Aufgabe nicht an den Finanzausschuss übertragen.
31. Die Frist für den Jahresabschluss 2018 wurde nicht eingehalten. Der Jahresabschluss ist am 25.03.2021 festgestellt worden.
32. Ein gesonderter Beschluss über die Entlastung des Amtsvorstehers ist für die Jahresabschlüsse 2018 und 2019 nicht gefasst worden. Die Beschlüsse sind zusammen mit dem Beschluss zur Feststellung des geprüften Jahresabschlusses gefasst worden (Verstoß gegen KV M-V § 60 (5)).
33. Das Amt hat den Bericht über die Geber von Spenden, die Zuwendungen und die Zuwendungszwecke für die Jahre 2017 bis 2020 zusammengefasst und in dieser Form im Amtlichen Bekanntmachungsblatt „Uns Amtsblatt“ am 24.09.2021 der Öffentlichkeit bekannt gegeben.

Ein jährlicher Bericht wurde nicht erstellt.

34. Der zusammengefasste Bericht (2017-2020) wurde nicht der unteren Rechtsaufsichtsbehörde zugesendet.
35. Die Vergabeprüfung ergab im Einzelnen nachfolgende Hinweise:

-Eine Kostenschätzung lag zur Prüfung in der Vergabeakte nicht vor.

36. Der Honorarvertrag vom 26.08.2021 wurde vom Amtsvorsteher und einem Stellvertreter unterschrieben. Zur Wirksamkeit der Verpflichtungserklärung fehlte das Dienstsiegel (§ 143 Abs. 2 KV M-V). Die Verwaltung hat vor Ausführung des Vertrages darauf zu achten, dass die Formvorschriften erfüllt sind. Das Dienstsiegel sollte nachgeholt werden. (W)
37. Stellenplan und Stellenbeschreibung sind zu überarbeiten.
38. Im Amt Schönberger Land fehlt ein Qualifizierungskonzept für Mitarbeiter und

Führungskräfte.

39. Die Berechnung des Leistungsentgelts 2021 erfolgte nicht korrekt.
40. Die Berechnungsmethode des Amtes für die Beihilferückstellungen für Aktive und

Versorgungsempfänger ist nicht sachgerecht.

41. Das Amt buchte die Zuführungen zu den Pensions- und den Beilhilferückstellungen für aktive Beamte im Konto 507100.
42. Das Amt buchte die Zuführungen zu den Pensions- und den Beilhilferückstellungen für Versorgungsempfänger im Konto 511100.
43. Die Berechnung der Beihilferückstellungen für Versorgungsempfänger entsprach

demselben Schema, wie die Berechnung der Beihilferückstellungen für aktive Beamte und ist nicht sachgerecht.

44. Eine Rückstellung für eine Nachversicherung der Anwärterstelle erfolgte nicht.
45. Das Amt buchte im HH-Jahr 2018-2020 die Finanzerträge aus der Zuführung zur

Ergebnisrücklage/Versorgung und Versorgungsrücklage in Höhe von 4.733,71 EUR

(2020) falsch im Aufwandskonto 511100 saldiert, statt als Finanzertrag im Konto

476000.

(Finanzerträge 2018/56,7 TEUR, 2019 184,7 TEUR).

46. Die Finanzaufwendungen 2020 in Höhe von 59.909,11 EUR wurden falsch im Konto

5111000 gebucht. Finanzaufwendungen werden im Konto 579900 verbucht.

47. Dem Funktionsvorbehalt von qualifiziertem Personal ist angemessen Rechnung zu tragen.
48. Der zeitnahe Einzug der offenen Forderungen ist stichprobenartig in 7 Fällen mit dem

Ergebnis geprüft worden, dass der Forderungseinzug nicht zeitnah erfolgte, Wertberichtigungen nicht vorgenommen und Stundungsvereinbarungen nicht eingehalten bzw. nicht abgeschlossen wurden.

 

Der Prüfbericht wird hiermit dem Amtsausschuss zur Kenntnis gegeben.

 

Die Prüfungsergebnisse sind unverzüglich nach der Kenntnisnahme unter Beachtung der Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes an sieben Werktagen während der allgemeinen Öffnungszeiten öffentlich auszulegen (§ 10 KPG M-V).

 

In einer vorangegangenen öffentlichen Bekanntmachung ist auf Ort und Zeit der Auslegung hinzuweisen.

 

Eine Kopie des Prüfberichtes wird dem Ministerium für Inneres, Bau und Digitalisierung M-V übersandt. (Erläuterungen zum KPG Ziff. 2.7.2.)

 

Entsprechend § 9 Absatz 3 des KPG M-V hat die kommunale Körperschaft (Amt) zum Prüfungsergebnis innerhalb von 3 Monaten gegenüber der Rechtsaufsichtsbehörde Stellung zu nehmen. Dabei ist insbesondere zu berichten, inwieweit den Prüfungsfeststellungen Rechnung getragen wird.

Diese Stellungnahme wird von der Verwaltung vorbereitet.