Beschlussvorlage - 1/0512/2023

Im IT-Bereich haben sich Änderungen und weitere Beschaffungen ergeben. Grund dafür sind Anforderungen aus den durchgeführten Penetrationstest, zusätzliche Obliegenheiten im Rahmen der Cyberversicherung, die Ersteinrichtung des Serverraums in Dassow und weitere Bedarfe der Fachbereiche.

Die Positionen sind in der Tabelle IT-Nachtag 2023 aufgelistet. Nach jetzigem Stand ergeben sich Mehrausgaben in Höhe von 95.800 EUR.

 

Erläuterungen zu den Positionen

 

Pos. 1 Erneuerung Serverhardware
Bisher wurden alle Komponenten wie z.B. Server, Netzwerk, Speicher, Backup von unterschiedlichen Herstellern bezogen. Für jedes Gerät wird verschiedene Software genutzt. Die Geräte sind nicht redundant – es wird z.B. zurzeit nur 1 physischer Server genutzt. Daher besteht keine Ausfallsicherheit.
 

Seit 2004 hat es eine deutliche Zunahme an Mitarbeitern gegeben. Daher ist ein weiterer Betrieb der EDV ohne Ausfallsicherheit ein zunehmend hohes Risiko. Ferner wird der Serverraum in Dassow erstmalig eingerichtet und bietet somit die Möglichkeit die IT neu aufzustellen.

Inzwischen gibt es neue IT-Systeme die eine Hyperkonvergente Infrastruktur (HCI) bieten. Alle Komponenten werden in 1 System bestehend aus 2 Hardwareknoten gepackt. Ein Hersteller liefert eine vorinstallierte Lösung, die mit Hilfe einer zentralen Software eingerichtet und gesteuert wird. Das gesamte System ist redundant aufgebaut und bietet daher eine hohe Ausfallsicherheit.
 

 

Eine detaillierte und gut verständliche Erläuterung zu HCI-Systemen finden Sie unter https://www.ionos.de/digitalguide/hosting/hosting-technik/hyperkonvergente-systeme-fuer-mehr-ordnung-in-der-it/
 

Zunächst ist ein Ein-Raumbetrieb vorgesehen. Ein 2. Raum innerhalb eines anderen Gebäudes steht noch nicht zur Verfügung. Die Räume Am Markt 15 und in der Dassower Straße 4 sind zurzeit nicht geeignet. Zudem sind mit dem 2. Raum auch höhere Kosten verbunden. Der vorgesehene Raum in Dassow ist im Vergleich zum jetzigen Standort eine deutliche Verbesserung hinsichtlich Zutrittskontrolle, Einbruch- und Brandschutz. Mit dem HCI-Konzept sind Mehraufwendungen von rd. 62.000 EUR verbunden. Die traditionelle Lösung mit nur einem Server ist nur deshalb günstiger, weil auf eine Ausfallsicherheit verzichtet wird.

 

Pos. 2 Aufrufanlage

Hier wird auf die Beschaffung eines Buchungsterminals verzichtet. Es wird lediglich ein Monitor incl. Wand- oder Deckenhalterung und Mini-PC beschafft.

 

Pos. 3 ThinClients

Die veraltenden ThinClienst müssen aktualisiert werden (Ergebnis PEN-Test, Anforderung Cyberversicherung). Statt der ThinClienst sollen künftig Micro-PCs eingesetzt werden. Das hat den Vorteil, dass vollwertige Betriebssysteme zum Einsatz kommen und dadurch z.B. auch Videokonferenzen am Arbeitsplatz möglich werden, der VOIS-Client vollumfänglich genutzt werden kann und ein einheitliches System für die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) aufgebaut werden kann. Micro-PCs sind nicht unbedingt teurer als ThinClients.

 

Pos. 4 Digitalisierung Vollstreckung

Die Dokumente aus dem Fachverfahren Vollkomm sollen künftig als PDF in das Dokumenten-Management-System abgelegt werden. Damit entfällt die Papierakte. Dazu ist der Kauf eines Moduls (Schnittstelle) notwendig und die Einrichtung der Ablage im DMS.

 

Pos. 5 Notebooks FB II / Homeoffice

Besonders in den letzten 2 Jahren haben viele Mitarbeiter/innen die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Homeoffice) genutzt. Sehr häufig wurde dafür private Technik genutzt oder einfache Office-Notebooks ausgegeben. Datenschutzrechtlich und aus Gründen der Datensicherheit kann so nicht weiter verfahren werden. Auch Homeoffice - Arbeitsplätze müssen umfassend geschützt werden. Daher sollen künftig nur noch Dienstgeräte mit besonderen Sicherheitstools zum Einsatz kommen.

 

Ferner wird es möglicherweise erforderlich - aus arbeitsschutzrechtlichen Gründen – die Beschäftigten im FB II ganz oder teilweise ins Homeoffice zu verlagern. Die anstehenden Umbaumaßnahmen im Verwaltungsgebäude Dassow könnten dazu Anlass geben – Staub, Lärm, bauliche Erfordernisse.

 

Pos. 6 2. Scan-Arbeitsplatz

Momentan befinden sich die Arbeitsplätze „Digitalisierung Posteingang“ und „Bearbeitung Rechnungseingang“ in einem Büro und teilen sich einen Scan-Arbeitsplatz. Aus organisatorischen Gründen soll ein Arbeitsplatz das Büro wechseln. Dort soll der 2. Scan-Arbeitsplatz nur für die Rechnungserfassung eingerichtet werden.

 

Pos. 7 internes Netzwerk

Für den Standort Dassow wird - im Zusammenhang mit dem Serverraum und den weiteren baulichen Maßnahmen - ein neues internes Netzwerk aufgebaut. Damit soll zeitgleich ein kompletter Neuaufbau des internen Netzes aller Standorte erfolgen (Anforderung aus PEN-Test).

Wichtiger Hinweis:

Die o.g. Maßnahmen werden sich nicht alle in 2023 umsetzen lassen. Priorität hat die Einrichtung des Serverraums in Dassow und der Neuaufbau des internen Netzwerkes im Zusammenhang mit der neuen Vernetzung der Standorte incl. Internet und Telefonie.

 

Mit dem Beschluss sollen die Maßnahmen grundsätzlich zur Beschaffung frei gegeben werden und eine Mittelbereitstellung erfolgen, um die Beschaffungen noch in diesem Jahr oder Anfang 2024 auslösen zu können.

 

Der Amtsausschuss bewilligt die Ausgaben gem. Tabelle IT-Nachtag 2023 in Höhe von insgesamt 256.800 EUR. Die Deckung der Mehrausgaben in Höhe von 95.800 EUR erfolgt durch:

Minderausgabe 11404.0112 (Rest aus 2022 Software Finanzverfahren) i.H.v. 61.500 EUR
Minderausgabe 11404.013 (Anschubfinanzierung WBV ZV GVM) i.H.v. 20.000 EUR
Minderausgaben im Deckungskreis Personal (nicht besetzte Planstellen) i.H.v. 14.300 EUR

Der Amtsausschuss stimmt der Beschaffung der folgenden Positionen zu:
• HCI-Serversystem – Einraumbetrieb
• Videokonferenzsystem
• Projekt-Manager
• Software VOIS BEV – ohne GESO
• Aufrufanlage – ohne Buchungsterminal
• Micro-PCs, PC, Bildschirme – keine ThinClients
• Cip Ausgangsrechnung
• neu

• Digitalisierung Vollstreckung
• Notebooks FB II / Homeoffice
• 2. Scan-Arbeitsplatz
• internes Netzwerk

Die Verwaltung wird beauftragt die einzelnen Leistungsverzeichnisse zu erstellen und die Vergabeverfahren durchzuführen. Der Amtsvorsteher wird beauftragt den Zuschlag für die einzelnen Vergaben zu erteilen. Die Unterzeichnung der Aufträge erfolgt gem. Hauptsatzung.

 

GESAMTKOSTEN	AUFWAND/AUSZAHLUNG IM LFD. HH-JAHR	AUFWAND/AUSZAHLUNG JÄHRL.	ERTRAG/EINZAHLUNG JÄHRL.
256.800,00 €	256.800,00 €	00,00 €	00,00 €
FINANZIERUNG DURCH		VERANSCHLAGUNG IM HAUSHALTSPLAN
Eigenmittel	256.80000 €	Im Ergebnishaushalt	Ja
Kreditaufnahme	00,00 €	Im Finanzhaushalt	Ja
Förderung	00,00 €
Erträge	00,00 €	Produktsachkonto	10/11404/0112
Beiträge	00,00 €		10/11404/08224