Beschlussvorlage - VO/1/0319/2016

Sachverhalt:

Mit dem Stellenplan 2016 wurde eine Vollzeitstelle für die Aufgabe einer zentralen Vergabestelle eingerichtet. Die Stelle ist mit einem Sperrvermerk versehen worden. Die Stellenbesetzung soll zeitnah vorgenommen werden. Hierfür ist eine Freigabe durch den Amtsausschuss erforderlich.

Nachfolgend werden noch einmal die Kernpunkte für die Umstrukturierung und Neueinrichtung der Stelle dargestellt:
 

1. Stelleneinrichtung:

Der Landesrechnungshof hat in den vergangenen Jahren wiederholt das Vergabewesen im kommunalen Bereich auf Kreis- und Ämterebene geprüft. Dabei hat er regelmä­ßig festgestellt, dass das Vergabewesen nicht den Vorschriften des Vergabegesetzes (VgV), welches die Anwendung der VOB/A und VOL/A anordnet, sowie weiteren einschlägigen Maßgaben (z. B. Wertgrenzenerlass) entspricht.

Insofern sieht der Landesrechnungshof einen dringenden strukturellen Handlungsbe­darf, damit den Geboten des Wettbewerbs, der Transparenz und der Gleichbehandlung hinrei­chend Rechnung getragen wird.

Die Nichteinhaltung zwingender Vergabevorschriften birgt die Gefahr, dass das Vergabever­fahren nicht rechtmäßig und/oder unzweckmäßig ist, zu einem unwirtschaftlichen Ergebnis führt, sogenannte „Haus- und Hoflieferanten" begünstigt, einer möglichen Korruption Vorschub leistet und/oder das Ansehen der Verwaltung beschädigt. Ebenso könnte die Rückforderung von Fördermitteln eine Folge sein.

Aufgrund seiner Feststellungen hält der Landesrechnungshof generell eine weitestgehende verwaltungsinterne Zentralisierung des gesamten Vergabewesens für zwingend erforderlich. Diese Aufgabentrennung kann zudem als korruptionsvorbeugende Maßnahme angesehen wer­den.

2. Organisatorische Zuordnung

Auf die überwiegende Anzahl der dargestellten der Vergaben findet die VOL Anwendung. Beispiele hierfür sind:

Fahrzeugerwerb, Wartungs- u. Dienstleistungsaufträge (insbesondere im Gebäudemanagement), Bekleidung u. Ausrüstungsgegenstände der FFW, Winterdienst, Grünpflege, Reinigungsleistungen, Informationstechnik, Schulbücher, Schulmobiliar, Büromaterialien. Die Anzahl der Vergaben nach VOL sagt jedoch nichts über die Höhe einzelner Auftragssummen aus. Weitaus höhere Auftragssummen werden durch Aufträge nach VOB vergeben.

Die zentrale Vergabestelle soll als Querschnittsaufgabe der Verwaltung, ebenso wie alle weiteren Querschnittsaufgaben, im Fachbereich Zentrale Dienste angesiedelt werden.

Die Einrichtung der zentralen Vergabestelle dient auch der Korruptionsprävention, daher wäre die organisatorische Ansiedlung dieser Aufgabe im Fachbereich Bau- und Ordnungswesen nicht zielführend. In diesem Fachbereich werden u.a. alle Aufträge nach der VOB vergeben.

Strukturierter Ablauf (grob skizziert):

Die Feststellung der einzelnen Bedarfe (Maßnahmen/ Vorhaben) wird weiterhin in den zuständigen Fachbereichen vorgenommen. Dort finden auch künftig die notwendigen Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Haushaltsplanungen und die Erstellung der Leistungsverzeichnisse statt. Die Vergabestelle bindet die Auftragsberatungsstelle ein, wählt die Vergabeart aus, entscheidet nach Abstimmung mit dem Fachbereich ggf. über aufzufordernden Bieter und führt das Vergabeverfahren einschließlich der Submission durch. Die Wertung der Angebote (rechnerisch, technisch, wirtschaftlich) erfolgt im zuständigen Fachbereich bzw. durch Dritte. Die Vergabestelle erteilt die Aufträge, führt und stellt die Dokumentation für die Vergaben sicher und führt ggf. Beschwerdeverfahren.

3. Qualifikationserfordernis

Der Stelleninhaber/ -inhaberin ist u.a. verantwortlich für die

-  Strukturierung und Durchführung vereinheitlichter nationaler u. ggf. europaweiter Vergaben,

-  die rechtliche Prüfung, Begleitung und Überwachung der Vergabeverfahren,

-  Festlegung von Vergabearten und –verfahren in Zusammenarbeit mit den beteiligten Fachbereichen,

-  Durchführung der Submission inklusive Dokumentation und Sichtkontrolle,

-  Führen und Sicherstellen der Dokumentation zur jeweiligen Vergabe,

-  Durchführung von Beschwerdeverfahren,

-  Weiterentwicklung und Pflege der Vergabeunterlagen und Vergaberichtlinien,

-  Sicherstellung der ordnungsgemäßen Realisierung der Melde- und Berichtspflichten

Die Stelle soll daher als Beamtenstelle der Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt (gehobener Dienst) besetzt werden. Eine Besetzung mit einem Tarifbeschäftigten ist alternativ möglich.

Mit der Umstrukturierung wird nicht primär das Ziel einer Einsparung von Personalaufwendungen verfolgt sondern die Sicherstellung der rechtmäßigeren Aufgabenwahrnehmung. Ferner trägt sie zur Korruptionsvermeidung bei.

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss Schönberger Land hebt den Sperrvermerk bei der Stelle Nr. 6 SB zentrale Vergabestelle auf. Im Stellenplan 2017 ist die Stelle als Beamtenstelle (Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt) umzuwandeln.

Finanzielle Auswirkungen:

Haushaltsmittel sind bereits im HH-Plan 2016 eingestellt.