Beschlussvorlage - VO/1/0417/2017

Sachverhalt:

Das Amt nutzt für den Sitzungsdienst das Programm Allris. Dieses Programm stellt alle Daten auch innerhalb einer App zur Verfügung. Somit können alle Gremien grundsätzlich papierlos arbeiten.

Die App arbeiten auch offline. Nur für die Daten - Aktualisierung ist eine WLAN-Verbindung notwendig. Diese WLAN-Verbindung kann über einen Zugang in den Sitzungsräumen oder aber im Amt bereitgestellt werden. Selbstverständlich sind auch private Zugänge z.B. zu Hause nutzbar.

Aus Kostengründen wird auf eine SIM-Karte verzichtet.

Grundsätzlich stehen zwei Systeme zur Auswahl IOS und Android. Unser IT-Dienstleister und der Datenschutzbeauftragte empfehlen den Einsatz von IOS. Für IOS spricht
- der langjährige Support,

- ein Produktlebenszyklus von mind. 5 Jahre,

- die einfache Bedienung,

- ein mehr an Sicherheit und

- die benutzerfreundliche Anwenderführung (leicht erlernbar).

Die Fa. CC egov (ALLRIS) stellt über ihren Kooperationspartner Hardware zur Verfügung. Je nach Modell liegen die Kosten für den Kauf von 24 iPads bei 14.900 € bis 17.300 €. Alternativ können die Geräte auch gemietet werden. Bei einer Laufzeit von 60 Monaten ergibt sich ein Aufwand von 16.900 € bis 19.700 €.

Überschlägig wurden die Kosten für die papiergebundene Bearbeitung der Sitzungsunterlagen ermittelt. Allein im zentralen Sitzungsdienst fallen hierfür jährlich ca. 5.000 € an - für 5 Jahre ergibt sich rechnerisch ein Kostenaufwand von 25.000 €.

Der Einsatz von iPads reduziert den Kostenaufwand für Sitzungsdienst grundsätzlich.

Die iPads werden allen Stadtvertretern und sachkundigen Einwohnern kostenfrei zur Verfügung gestellt. Die Verwaltung der Geräte erfolgt zentral über ein Mobile Device Management durch das Amt Schönberger Land.

Beschlussvorschlag:

Die Stadtvertretung Schönberg stimmt der Beschaffung von 24 iPads zur papierlosen Gremienarbeit zu.

Finanzielle Auswirkungen:

Mittelanmeldung 2017 zu 11100.08224 in Höhe von 17.500 € ist erfolgt