Beschlussvorlage - VO/1/0331/2016

Sachverhalt:

Das Amt Schönberger Land wurde durch das Gemeindeprüfungsamt des Landkreises Nordwestmecklenburg geprüft. Die Prüfung bezog sich auf die Jahre 2013 bis 2015.

- Prüfungsschwerpunkte waren:

- Haushaltsplanung und -durchführung

- örtliche Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss

- Forderungseinzug

- Einführung der Doppik

Zusammenfassung wesentlicher Prüfungsergebnisse

1. Eine „ Allgemeine Dienst und Geschäftsanweisung" und ein „Geschäftsver­teilungsplan" für das
   Amt liegen nicht vor.

2. Es liegen keine Jahresabschlüsse seit Einführung der Doppik in 2012 vor.

3. Die Haushaltssatzungen 2014 und 2015 wurden zu spät beschlossen und in Kraft gesetzt.

4. Dem Haushaltsplan ist als Anlage eine Übersicht über die Teilhaushalte beizufügen (siehe

   Muster 8 zu § 4 (5) GemHVO Doppik M-V)

5. Der Haushaltsplan unterscheidet nicht nach wesentlichen und sonstigen Produkten.

6. Ziele, Kennzahlen und Leistungsmengen zur Messung der Produktergebnis­se werden nicht 

   angegeben.

7. Es wurde keine Wertberichtigung der Forderungen zum Eröffnungsbilanz­stichtag vorgenommen.

8. Die Werthaltigkeit der offenen Forderungen sollte generell überprüft wer­den.

Zu diesen Schwerpunkten wird empfohlen wie folgt Stellung zu nehmen:

1. Die vorhandene Dienstanweisung zur Regelung des Dienstbetriebes wird überarbeitet und wird in die neu zu erstellende Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung eingearbeitet.

Ein Geschäftsverteilungsplan wird ebenfalls neu gefasst.

2. Die Jahresabschlüsse für die Jahre 2012 und 2013 werden gemäß den rechtsaufsichtlichen Hinweisen des Innenministeriums im Jahr 2016 aufgestellt und zur Prüfung vorgelegt. Leider kam es im Bereich der Anlagenbuchhaltung und Bewertung des Infrastrukturvermögens zu personellen Ausfällen und Neubesetzungen, so dass der verwaltungsseitig aufgestellte Zeitplan nicht eingehalten werden konnte.

3. Die Haushaltssatzung für das Haushaltsjahr 2014 wurde am 19.11.2013 beschlossen und am 17.12.2013 durch die Rechtsaufsicht genehmigt; eine Veröffentlichung erfolgte im nächsten Amtsblatt. Die Haushaltssatzung für das Jahr 2015 wurde am 27.11.2014 beschlossen und am 05.12.2014 der Rechtsaufsicht eingereicht. Diese setzte das Genehmigungsverfahren wegen der fehlenden Eröffnungsbilanz bis zum 30.04.2015 aus.

4. Die entsprechenden Muster werden den zukünftigen Haushaltsplänen beigefügt.

7. – 8. Alle Forderungen des Amtes Schönberger Land wurden zur Erstellung der Eröffnungsbilanz überprüft; eine Prüfung der Werthaltigkeit der Forderungen erfolgt fortlaufend. Die Wertberichtigungen werden zu den jeweiligen Jahresabschlüssen gebucht.

Beschlussvorschlag:

Die Der Amtsausschuss nimmt den Bericht zur überörtlichen Prüfung zur Kenntnis.

Die Stellungnahme umfasst inhaltlich die Darstellung im Sachverhalt. Der Entwurf der Stellungnahme ist beigefügt.

Die Amtsverwaltung wird beauftragt, den Prüfbericht öffentlich auszulegen und die Auslegung vorab öffentlich bekanntzugeben.

Finanzielle Auswirkungen:

keine