Informationsvorlage - VO/1/0107/2019

Sachverhalt:

Verlauf

19.06. 2018 Beschluss

„Die Gemeindevertretung beschließt, die Verwaltung zu beauftragen, die Möglichkeiten der papierlosen Gremienarbeit zu erläutern und der Gemeindevertretung einen Vorschlag zur Umsetzung zuzuleiten.“

26.02. 2019 Präsentation Allris App

„Herr Bürgermeister Prof. Dr. Huzel teilt mit, dass er die Anregung des Herrn Gemeindevertreter Naujok zur Prüfung, ob der Sitzungsdienst auch papierlos zu gestalten ist, aufgenommen hat.

Herr Schuhr stellt die Möglichkeiten vor. Anhand einer Präsentation per Tablet wird das Ratsinformationssystem auf einer App dargestellt. Um das papierlose Arbeiten zu ermöglichen, müssen nur wenige Änderungen, z.B. an der Hauptsatzung vorgenommen werden. Die softwaremäßige Voraussetzung ist bereits vorhanden, so dass kurzfristig papierlos gearbeitet werden kann.“

Vorschlag zur Umsetzung

Das Amt nutzt für den Sitzungsdienst das Programm Allris. Dieses Programm stellt alle Daten innerhalb einer App zur Verfügung. Somit können alle Gremien grundsätzlich papierlos arbeiten.

Die App arbeiten auch offline. Nur für die Daten - Aktualisierung ist eine WLAN-Verbindung notwendig. Diese WLAN-Verbindung kann über einen Zugang in den Sitzungsräumen oder aber im Amt bereitgestellt werden. Unabhängig davon sind auch private Zugänge z.B. zu Hause nutzbar. Aus Kostengründen sollte auf eine SIM-Karte verzichtet werden.

Die Allris App ist auf Tablets mit IOS (Apple), Android (Google) und Windows (Microsoft) nutzbar. Auf Notebooks kann AllrisNet genutzt werden.

a)        Ausstattung und Betrieb durch die Gemeinde

Die Ausstattung mit Geräten kann zentral durch die Gemeinde Lüdersdorf erfolgen. In diesem Fall beschafft die Gemeinde die Geräte und stellt die Technik jedem zur Verfügung. Verwaltungsseitig wird hierbei IOS favorisiert.

Für IOS spricht
- der garantierte langjährige Support,

- ein Produktlebenszyklus von mind. 5 Jahre,

- die einfache Bedienung,

- ein mehr an Sicherheit und

- die benutzerfreundliche Anwenderführung (leicht erlernbar).

Die Geräte werden vom Amt über ein kostenfreies Tool der Fa. Apple eingerichtet und administriert. Der Anwender muss sich also nicht um die Beschaffung, Ersteinrichtung und den laufenden Support für das Gerät kümmern. Die iPads können vergabekonform kurzfristig über einen Rahmenvertrag ausschreibungsfrei bezogen werden. Je nach Ausstattung des Geräts sind Kosten zwischen 360, 00 € und 640,00 € netto zu erwarten.

Kosten:

Gemeindevertreter und sachkundige Einwohner 24 x 700 € brutto = 16.800 €
Schulungen 1 x 1.000 €

b)        Nutzung privater Geräte

Alternativ wäre auch die Nutzung privater Geräte denkbar. In diesem Fall nutzt der Anwender sein eigenes vertrautes Gerät. Allerdings wird verwaltungsseitig für private Geräte keine Ersteinrichtung vorgenommen und kein Support geleistet. Für dieses Modell hat sich die Stadt Schönberg entschieden - u.a. auch, weil Vorbehalte gegen die zentrale Administration der dienstlichen Geräte durch das Amt bestanden. Die Nutzer (Beispiel Schönberg) erhalten als Aufwandsentschädigung monatlich 20 € bzw. demnächst den Sockelbetrag gem. Entschädigungsverordnung.

Kosten:‘

Schulungen 1 x 1.000 €

Beschlüsse zur Umsetzung

Die Gemeindevertretung hat abzustimmen,
ob eine papierlose Gremienarbeit erfolgen soll (Anpassung der Geschäftsordnung),
ob dienstliche oder private Geräte genutzt werden sollen,
ob bei Nutzung dienstlicher Geräte IOS verwendet werden soll (incl. Modell) und
über die Bereitstellung von Haushaltsmittel, soweit dienstliche Geräte beschafft werden sollen.